Il risultato da ottenere
Un registro delle proposte aperte che permetta a un collega di riprendere il lavoro senza ricostruire tutte le email. L’obiettivo è rendere visibili le decisioni in sospeso, non inviare più solleciti.
PASSO 1 / 6
Registra il preventivo appena lo invii
Usa un riferimento riconoscibile: numero della proposta, cliente, data di invio e persona che la segue. Conserva il collegamento al documento in un punto consultabile dal team autorizzato.
Se la proposta cambia, mantieni il riferimento alla versione inviata e segnala quella corrente. Un importo da solo non identifica ciò che il cliente sta valutando: servono anche perimetro e versione.
PASSO 2 / 6
Distingui lo stato della proposta dalla prossima azione
“Inviato”, “in valutazione”, “da rivedere”, “accettato” e “non proseguito” descrivono situazioni diverse. Scegli poche etichette e concordate quando usarle; evita una fase diversa per ogni persona.
Lo stato non sostituisce il compito. Una proposta in valutazione può richiedere un chiarimento tecnico, un incontro o una decisione del cliente: scrivi separatamente il prossimo passo.
Proposta A: in valutazione. Sara deve chiarire se la formazione è compresa nella versione inviata. Il prossimo passo è rispondere al dubbio, non chiedere genericamente se il cliente ha deciso.
PASSO 3 / 6
Assegna una persona e una data di controllo
Per ogni proposta aperta indica un responsabile. Registra l’appuntamento concordato con il cliente oppure una data interna in cui verificare se ci sono aggiornamenti.
Tieni distinti questi due casi: una data interna non è un impegno assunto dal cliente. Se serve il contributo di un collega, assegna anche quell’attività prima di promettere una risposta.
PASSO 4 / 6
Registra ciò che cambia dopo ogni confronto
Annota l’informazione utile: chiarimento richiesto, revisione concordata, decisione ricevuta. Collega il messaggio o il documento quando serve e quando le persone coinvolte possono accedervi.
Evita note vaghe come “sentito”. Scrivi che cosa è stato deciso e da chi arriva l’indicazione. Tentativo di contatto e conversazione avvenuta sono due esiti diversi.
PASSO 5 / 6
Rivedi le proposte aperte insieme al team
Nel confronto periodico parti da proposte senza responsabile, prossimi passi scaduti e revisioni ancora da inviare. Per ciascuna decidete che cosa fare, chi interviene e quando ricontrollare.
Non considerare ogni silenzio un rifiuto. Potrebbero mancare informazioni o esserci tempi diversi: verifica il contesto prima di cambiare lo stato o programmare un altro contatto.
PASSO 6 / 6
Chiudi la trattativa e prepara il passaggio operativo
Quando arriva una decisione, aggiorna il registro e conserva il riferimento alla conferma. Per le proposte accettate prepara il passaggio a chi deve svolgere il lavoro, con perimetro e punti ancora aperti.
Per quelle non proseguite registra soltanto il motivo noto, senza inventare spiegazioni. Usa questi dati per rivedere chiarezza e processo: il registro non promette un aumento delle vendite.
DA COPIARE NEL TUO STRUMENTO
Una scheda per partire.
Scheda di testo con campi da compilare, un esempio inventato e controlli per il team. Puoi aprire il file di testo e copiarne i campi. Non contiene dati di clienti reali.
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Quando serve uno strumento condiviso
Se più persone seguono proposte e attività, valutiamo come rappresentare il vostro processo in Flusia o nello strumento già in uso. Documenti, fasi, permessi e collegamenti vanno verificati sul caso concreto.
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