Il risultato da ottenere
Un elenco di richiami concordati o legati a richieste già aperte. Ogni attività ha una persona responsabile, una data e un esito. Puoi iniziare con il foglio Excel della prima guida oppure con il calendario o il CRM che usate già.
PASSO 1 / 6
Raccogli i richiami che aspettano una risposta
Parti da preventivi inviati, richieste aperte e appuntamenti da confermare. Per ogni voce scrivi chi contattare e quale informazione manca.
Distingui una richiesta da seguire da una chiusa: una voce senza motivo concreto non deve diventare un richiamo automatico. Verifica le informazioni con chi ha seguito il contatto.
PASSO 2 / 6
Scrivi che cosa devi ottenere dal richiamo
“Chiamare Giulia” non spiega perché. Meglio: “Chiedere a Giulia se il preventivo comprende tutte le attività richieste”.
Una buona attività contiene persona da contattare, motivo e informazione da ottenere. Se per telefonare serve prima un dato interno, assegna anche quel passaggio.
Azienda Esempio A: verificare con Giulia se la proposta comprende anche la formazione. Persona e azienda inventate.
PASSO 3 / 6
Assegna una persona e una data
Indica un responsabile preciso. Se il cliente ha chiesto di risentirvi lunedì, registra quel giorno. Se non avete una data concordata, scegli quando verificare il prossimo passo in base alla situazione.
Evita “la prossima settimana”: una data leggibile serve a chi deve agire e a chi coordina. Una richiesta aperta senza data va controllata, non lasciata sparire in fondo all’elenco.
PASSO 4 / 6
Metti il richiamo nello strumento che guardi davvero
Puoi filtrare la data nel foglio condiviso, creare un’attività nel CRM o inserire un evento nel calendario. Scegli un punto di riferimento per il team.
Nel calendario scrivi il motivo e il collegamento alla scheda del cliente. Se usi un promemoria, verifica che sia attivo sul tuo dispositivo: una data scritta in una nota non genera da sola una notifica.
PASSO 5 / 6
Registra l’esito e decidi cosa succede dopo
Dopo il richiamo, annota soltanto le informazioni utili: risposta ricevuta, decisione e impegno concordato. Chiudi l’attività svolta e, se serve, crea quella successiva con una nuova data.
Se il cliente non risponde, distingui il tentativo dalla conversazione avvenuta. Valuta il prossimo passo in base agli accordi e al contesto; non far partire una sequenza di solleciti indistinta.
Richiamo svolto: la proposta è chiara. Prossimo passo concordato: inviare il calendario della formazione entro il 20 ottobre 2026. Esempio inventato.
PASSO 6 / 6
Controlla scaduti e richiami senza data
All’inizio della giornata guarda le attività previste e quelle scadute. Poi controlla le richieste aperte senza responsabile o senza prossimo passo.
Se una persona è assente, concordate chi prende in carico le sue attività. La lista funziona quando il lavoro continua anche senza dover chiedere tutto a una sola persona.
DA COPIARE NEL TUO STRUMENTO
Una scheda per partire.
Testo copiabile nel foglio, nel calendario o nel CRM. Include un esempio inventato e una scheda vuota. Puoi aprire il file di testo e copiarne i campi. Non contiene dati di clienti reali.
Scarica la scheda richiamoPreferisci un foglio? Scarica anche il modello Excel della prima guida ↗
SCEGLIERE GLI STRUMENTI
Quando il foglio non basta più
Quando più persone devono consultare lo storico e coordinare i prossimi passi, valuta una gestione delle attività collegata ai clienti. Con Flusia verifichiamo le funzioni disponibili e come introdurle nel vostro lavoro. Eventuali notifiche e automazioni si configurano e si provano sul caso concreto.
Come introduciamo Flusia nel lavoro del team ↗