Azienda Esempio A
Preventivo inviato- Responsabile
- Marco
- Prossima azione
- Chiedere conferma sulla proposta
- Data
- 19 ottobre
GUIDA PRATICA / CLIENTI
Come organizzare i clienti che oggi tieni su Excel
Apri il foglio dei clienti: riesci a capire chi devi richiamare, per quale motivo e quando? Qui costruisci un elenco che ti aiuta a rispondere a queste domande.
Scarica il modello ExcelModello gratuito, senza registrazione. Un foglio da compilare e uno con dati inventati di esempio.
PROVA CON UN ESEMPIO
Chi devi seguire
il 19 ottobre?
Quando ogni riga ha un prossimo passo, puoi trovare subito l’attività da fare. Prova il filtro.
3 contatti nell’elenco
Azienda Esempio B
Nuova richiesta- Responsabile
- Sara
- Prossima azione
- Organizzare il primo confronto
- Data
- 20 ottobre
Azienda Esempio C
Cliente- Responsabile
- Marco
- Prossima azione
- Concordare la prossima verifica
- Data
- 23 ottobre
Esempio interattivo con dati inventati. Le date si riferiscono a ottobre 2026.
Il risultato da ottenere
Alla fine avrai una riga per azienda, con un contatto principale, una fase e un prossimo passo. È un punto di partenza per seguire richieste semplici. Se gestisci più trattative per la stessa azienda o molti contatti diversi, servirà una struttura più articolata.
Puoi partire dal modello scaricabile oppure applicare i passaggi al file che usi già.
PASSO 1 / 6
Parti da una copia del file
Salva una copia dell’originale, con una data nel nome. Nella copia raccogli i clienti e le richieste che oggi state seguendo, evitando di mescolare più versioni del foglio.
Quando trovi la stessa azienda due volte, confronta le informazioni prima di unirle. Due righe simili potrebbero riferirsi a contatti o trattative diverse. Non eliminare dati alla cieca.
Controllo pratico
Per ogni riga riesci a riconoscere l’azienda e una persona con cui parlare? Se manca un dato, segnalo come da verificare.
PASSO 2 / 6
Scegli le informazioni utili
Inizia con queste otto colonne. Aggiungine altre quando sai a quale decisione servono.
- Azienda
- Il nome con cui la riconoscete, scritto sempre nello stesso modo.
- Persona di contatto
- Il riferimento principale per questa richiesta.
- L’indirizzo di lavoro da verificare e mantenere aggiornato.
- Fase
- A che punto è la relazione o la richiesta.
- Responsabile
- La persona del team che segue il prossimo passo.
- Prossima azione
- Un’attività concreta: chiamare, inviare, verificare o fissare un incontro.
- Data prossima azione
- Il giorno concordato per quella attività.
- Ultimo contatto
- La data dell’ultima interazione effettiva.
Il modello usa un solo contatto principale per azienda. Per un uso B2C puoi sostituire “Azienda” con il nome del cliente. Conserva soltanto i dati necessari al lavoro e limita l’accesso al file alle persone coinvolte.
PASSO 3 / 6
Definisci poche fasi condivise
Nel modello trovi un menu con cinque fasi. Concorda con il team quando usarle:
- Nuova richiesta: è arrivato un contatto e va fatto il primo confronto.
- Da ricontattare: c’è un prossimo confronto da organizzare o svolgere.
- Preventivo inviato: la proposta è stata inviata e aspettate un riscontro.
- Cliente: la proposta è stata accettata e il lavoro prosegue.
- Non prosegue: la richiesta si è chiusa senza avviare il lavoro.
Puoi adattarle al vostro processo. Una fase deve descrivere una situazione riconoscibile da tutti: “caldo” e “interessante” possono voler dire cose diverse per persone diverse.
PASSO 4 / 6
Assegna il prossimo passo
Per ogni richiesta aperta compila responsabile, prossima azione e data. Evita note generiche come “da seguire”: scrivi che cosa deve succedere.
Un esempio compilato
Azienda Esempio A · Preventivo inviato
Marco deve chiedere conferma sulla proposta il 19 ottobre 2026.
Per una richiesta che non prosegue, chiudi la fase e togli eventuali azioni ormai superate. Per un cliente attivo, indica il prossimo passo solo se c’è un’attività concordata da seguire.
PASSO 5 / 6
Filtra le azioni da fare
Il modello è già organizzato come tabella Excel, con un filtro su ogni intestazione. Se lavori sul tuo file, seleziona l’intervallo con le intestazioni e usa Inserisci → Tabella, verificando che l’intervallo sia corretto e che la tabella abbia intestazioni.
- Apri il filtro di Data prossima azione e scegli il periodo che vuoi controllare, per esempio i giorni fino a oggi.
- Filtra Responsabile se vuoi vedere soltanto le attività di una persona.
- Controlla le richieste aperte senza una data: potrebbero essere proprio quelle dimenticate.
- Quando ordini i dati, usa la tabella intera: le informazioni della stessa azienda devono restare sulla stessa riga.
I nomi dei comandi possono variare tra le versioni di Excel. Trovi in fondo i riferimenti Microsoft per tabelle e filtri.
PASSO 6 / 6
Decidi chi aggiorna il file
Scegliete un file condiviso di riferimento e definite chi può modificarlo. Evitate copie diverse inviate ogni settimana per email.
Dopo un confronto con il cliente, aggiornate ultimo contatto, fase e prossimo passo. Fate una breve verifica periodica delle richieste aperte: azioni scadute, righe senza responsabile e informazioni da controllare.
Puoi provare questo metodo per una settimana e verificare una cosa concreta: riesci a sapere chi richiamare senza chiedere aggiornamenti a tutti?
IL FILE PER COMINCIARE
Otto colonne.
Un prossimo passo chiaro.
Il foglio “Clienti” è pronto da compilare. Il foglio “Esempio” contiene tre aziende inventate e le istruzioni. Le fasi hanno un menu di scelta e le intestazioni restano visibili mentre scorri.
Scarica il modello .xlsx
IL PASSO SUCCESSIVO
Quando valutare un CRM
Il foglio può bastare finché riuscite ad aggiornarlo e a ritrovare le informazioni. Valuta un CRM quando avete bisogno di gestire più contatti e trattative per azienda, consultare lo storico insieme o collegare richieste, attività e progetti.
Con Flusia possiamo valutare una piattaforma esistente e il percorso per adottarla. Prima di importare i dati, verifichiamo campi, duplicati e relazioni da conservare. Se emergono esigenze specifiche, definiamo con Obly gli eventuali interventi su misura.
Guarda come portiamo Flusia in azienda ↗Riferimenti per i comandi Excel
Il modello e gli esempi sono stati preparati per questa guida. Non contengono dati di clienti reali.
PARTIAMO DA QUI
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Raccontami come la gestite oggi. Nel primo confronto capiamo se posso aiutarti e da dove partire.
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