Il risultato da ottenere
Una scheda condivisa per ogni richiesta, con un riferimento al messaggio originale. Non serve collegare subito tutte le app: puoi definire il metodo e provarlo con una registrazione manuale, poi valutare le integrazioni utili.
PASSO 1 / 6
Elenca dove arrivano davvero le richieste
Segna moduli del sito, indirizzi email e numeri WhatsApp usati per lavoro. Per ogni canale indica chi lo controlla e dove rimane la conversazione.
Includi anche i canali gestiti da una sola persona. Se una richiesta rimane nel suo telefono, il resto del team potrebbe non sapere che esiste. Parti dai canali effettivi, non da quelli che vorresti usare.
PASSO 2 / 6
Scegli un registro condiviso
Definisci dove deve comparire una richiesta da seguire: un foglio, una lista di attività o un CRM. Quello diventa il punto in cui verificare presa in carico e avanzamento.
Le conversazioni possono restare nei canali originali. Nel registro servono il riepilogo e un riferimento consultabile da chi è autorizzato: collegamento, oggetto dell’email o identificativo della conversazione.
PASSO 3 / 6
Usa gli stessi campi per ogni canale
Per ogni nuova richiesta registra: data di arrivo, persona o azienda, recapito utile, fonte, riepilogo, responsabile, fase e prossimo passo con data.
Scrivi la fonte in modo coerente: Sito web, Email, WhatsApp. Conserva il testo necessario a capire la richiesta, evitando di copiare intere conversazioni quando non servono.
Fonte: Email. Richiesta: capire se la proposta comprende la formazione. Responsabile: Sara. Prossimo passo: verificare il perimetro e rispondere il 19 ottobre. Dati inventati.
PASSO 4 / 6
Controlla se è la stessa richiesta
La stessa persona può scrivere prima sul sito e poi su WhatsApp. Cerca il contatto e confronta l’argomento prima di aprire una seconda attività.
Se è la stessa richiesta, aggiorna la scheda con il nuovo messaggio. Se si tratta di un’altra esigenza, mantieni un’attività distinta. Stesso contatto non significa sempre stessa richiesta.
PASSO 5 / 6
Rendi visibile chi risponde
Assegna un responsabile e un primo passo. Concordate chi controlla le richieste non assegnate e come gestire le assenze.
Il messaggio “ricevuto” non sostituisce la presa in carico. La scheda deve mostrare chi farà cosa e quando. Aggiorna l’esito quando la risposta viene data, anche se la conversazione continua su un altro canale.
PASSO 6 / 6
Collega i canali dopo aver provato il metodo
Prova il registro con alcune richieste e verifica se il team riesce a ritrovarle. Poi individua i passaggi ripetitivi che vale la pena automatizzare.
Per ogni integrazione controlla account, permessi, dati trasferiti, costi e comportamento in caso di errore. Un modulo collegato al CRM, una casella email e WhatsApp possono richiedere configurazioni diverse. Non dare per scontato che ogni messaggio diventi automaticamente una richiesta completa.
Invia una richiesta interna chiaramente identificata. Controlla che arrivi una sola scheda, con fonte corretta, contenuto, responsabile e prossimo passo. Prova separatamente ogni canale.
DA COPIARE NEL TUO STRUMENTO
Una scheda per partire.
Testo copiabile con campi essenziali, un esempio inventato e una checklist per le integrazioni. Puoi aprire il file di testo e copiarne i campi. Non contiene dati di clienti reali.
Scarica la scheda richiestaSCEGLIERE GLI STRUMENTI
Come entra Flusia nel percorso
Possiamo valutare Flusia come punto condiviso per clienti e attività, partendo dalle funzioni e dai canali necessari alla vostra azienda. La disponibilità delle singole integrazioni e i relativi costi vanno verificati. Il lavoro comprende la configurazione e la prova del percorso, non soltanto la scelta del software.
Come introduciamo Flusia nel lavoro del team ↗